Modyfikacja procesu zamówienia w zakresie faktury VAT to moduł, który wprowadza wybór dokumentu sprzedaży wprost do ścieżki zakupowej. Klient zaznacza, że chce fakturę, podaje numer NIP, a nazwa i adres firmy uzupełniają się automatycznie. Dane trafiają do zamówienia w postaci gotowej do wystawienia dokumentu, bez późniejszych uzgodnień.

Miejsce w procesie

Wybór dokumentu pojawia się w kroku danych, przed dostawą i płatnością. Jest to moment, w którym klient i tak wprowadza informacje o sobie, więc dodatkowe pole nie wydłuża procesu w odczuwalny sposób. Kluczowa jest jednak druga zasada: pola faktury pozostają ukryte do czasu zaznaczenia opcji. Klient detaliczny nie widzi więc niczego ponad to, co go dotyczy, a formularz nie rozrasta się dla wszystkich z powodu potrzeb części kupujących.

Dane firmy pobierane po numerze NIP

Po wpisaniu numeru NIP nazwa i adres firmy uzupełniają się samoczynnie. Rozwiązuje to problem, który w sprzedaży B2B jest zaskakująco kosztowny: literówki przy ręcznym przepisywaniu danych. Błędna nazwa albo nieaktualny adres oznaczają wystawienie korekty, kolejny kontakt z klientem i pracę księgowości po obu stronach — a wykrywane są zwykle dopiero po wysyłce dokumentu.

Numer NIP podlega przy tym walidacji formatu i sumy kontrolnej, więc oczywiste pomyłki wychodzą od razu, a nie po złożeniu zamówienia.

Pola dokumentu i reguły

Każde pole ma własną konfigurację: dla kogo jest widoczne, czy jest obowiązkowe i jakiej walidacji podlega. Pozwala to obsłużyć przypadki wykraczające poza standard — numer zamówienia po stronie klienta, który ma trafić na dokument, albo numer BDO wymagany w wybranych branżach. Dla grup firmowych numer NIP można ustawić jako obowiązkowy, co odcina zamówienia niemożliwe do prawidłowego udokumentowania.

Adres do faktury a adres dostawy

To osobne dane i moduł traktuje je osobno. W zamówieniach firmowych rozbieżność jest raczej regułą niż wyjątkiem: towar jedzie na budowę, do oddziału albo do magazynu, a dokument ma trafić do centrali. Wymuszanie jednego adresu kończy się dopiskami w uwagach, których nikt później nie przenosi do systemu księgowego.

Co to zmienia po stronie obsługi

Bez tego mechanizmu prośba o fakturę trafia najczęściej do pola uwag albo do wiadomości wysłanej po złożeniu zamówienia. Oznacza to ręczne uzupełnianie danych, dopytywanie o NIP i ryzyko, że zgłoszenie zostanie przeoczone przy większym ruchu. Zebranie tych informacji w momencie zakupu przenosi pracę z obsługi na formularz — i to formularz, który sam pobiera dane z rejestru.

Zapamiętanie danych w koncie klienta domyka całość. Przy kolejnym zamówieniu wystarczy potwierdzenie, co przy odbiorcach zamawiających regularnie eliminuje powtarzalną czynność z każdego zakupu.

Zgodność i zakres działania

Moduł działa w trybie multistore — każdy sklep w ramach jednej instalacji może mieć własny zestaw pól i własne reguły ich wymagalności, co ma znaczenie przy sprzedaży na rynkach o różnych wymogach formalnych. Obsługiwane są również sklepy wielojęzyczne: etykiety pól, podpowiedzi i komunikaty walidacji uzupełnia się osobno dla każdego języka uruchomionego w sklepie.