Weryfikacja danych firmowych to moduł, który podłącza sklep do dwóch rejestrów: bazy REGON prowadzonej przez Główny Urząd Statystyczny oraz unijnego systemu VIES. Po wpisaniu numeru NIP dane firmy uzupełniają się same, a numer VAT UE kontrahenta zostaje sprawdzony i odnotowany.

Pobieranie danych z GUS

Klient wpisuje numer NIP w formularzu rejestracji, w danych adresowych albo w kroku zamówienia i klika przycisk pobrania danych. Moduł odpytuje rejestr i wypełnia pola: pełną nazwę firmy, ulicę z numerem, kod pocztowy oraz miejscowość. Pola pozostają edytowalne, więc klient może je poprawić — najczęściej wtedy, gdy adres dostawy różni się od adresu rejestrowego.

Weryfikacja VAT w systemie VIES

Dla kontrahentów z innych państw Unii Europejskiej moduł sprawdza numer VAT UE w systemie VIES i zwraca informację, czy numer jest aktywny. Wynik zapisywany jest wraz z datą sprawdzenia przy koncie klienta oraz przy zamówieniu. Ma to znaczenie przy dokumentowaniu transakcji wewnątrzwspólnotowych, gdzie potwierdzenie statusu kontrahenta trzeba móc wykazać po czasie.

Dlaczego to skraca obsługę

Dane firmowe wpisywane ręcznie to stałe źródło literówek w nazwie, skrótów zamiast pełnej formy prawnej i nieaktualnych adresów. Każdy taki błąd kończy się korektą faktury i dodatkową korespondencją. Pobranie danych wprost z rejestru usuwa ten etap, a przy okazji potwierdza, że podmiot o wskazanym numerze rzeczywiście istnieje.

Praca w panelu

Weryfikację można uruchomić także po stronie obsługi — z poziomu karty klienta lub zamówienia. Lista klientów pokazuje status danych firmowych, dzięki czemu łatwo wychwycić konta wymagające uzupełnienia albo ponownego sprawdzenia. Nieudane odpytania rejestru są rejestrowane wraz z komunikatem błędu, co pozwala odróżnić chwilową niedostępność usługi od nieprawidłowego numeru.

Konfiguracja

W panelu wprowadza się klucz dostępu do usługi GUS, wskazuje formularze, w których ma się pojawić przycisk pobierania danych, oraz określa, czy pozytywna weryfikacja jest wymagana do złożenia zamówienia przez klienta biznesowego. Można też ustalić, które grupy klientów widzą pola firmowe.

Zgodność i zakres działania

Moduł działa w sklepach wielojęzycznych oraz w instalacjach multistore — zakres weryfikacji i miejsca jej uruchamiania ustawia się osobno dla każdego sklepu, co jest przydatne, gdy jedna instalacja obsługuje sprzedaż krajową i eksportową.