Role i uprawnienia B2B to moduł, który zamienia pojedyncze konto klienta w strukturę odwzorowującą firmę. Jedno konto należy do organizacji, a podpięci do niego użytkownicy mają własne loginy, hasła i zakresy uprawnień — od osoby jedynie przygotowującej zamówienie po administratora zarządzającego całym dostępem.

Dlaczego jedno wspólne konto to problem

W praktyce w większości firm zamawia więcej niż jedna osoba, a dostęp do sklepu bywa rozwiązany jednym loginem krążącym po dziale. Konsekwencje są przewidywalne: nie wiadomo, kto złożył które zamówienie, każdy widzi pełną historię zakupów firmy, a odejście pracownika oznacza konieczność zmiany hasła i rozesłania go pozostałym — czego w praktyce nikt nie robi.

Rozdzielenie użytkowników rozwiązuje wszystkie trzy problemy naraz, nie odbierając firmie tego, co istotne: historia zamówień, dokumenty i wynegocjowane warunki cenowe pozostają przypisane do organizacji, a nie do konkretnej osoby.

Role zamiast uprawnień nadawanych pojedynczo

Uprawnienia opisuje się na poziomie roli, nie osoby. Typowy układ obejmuje administratora konta, kupującego z prawem finalizacji zamówień, zamawiającego przygotowującego koszyk do akceptacji, księgowość z dostępem do dokumentów oraz obserwatora z podglądem historii. Nowy pracownik dostaje rolę i dziedziczy komplet zasad — nikt nie ustawia mu uprawnień ręcznie, więc nie ma miejsca na pomyłkę w rodzaju nadania zbyt szerokiego dostępu.

Limity i akceptacja zamówień

Do roli można przypisać limit wartości zamówienia. Poniżej tej kwoty pracownik zamawia samodzielnie, powyżej — zamówienie nie zostaje odrzucone, tylko zatrzymane i przekazane do zatwierdzenia osobie uprawnionej. Ta widzi je w swoim panelu i decyduje jednym kliknięciem.

Mechanizm ma sens po obu stronach. Firma zyskuje kontrolę nad wydatkami bez blokowania drobnych zakupów, a sklep dostaje zamówienia domknięte formalnie — zamiast koszyków porzucanych, ponieważ pracownik nie miał zgody i sprawa utknęła w rozmowie telefonicznej.

Widoczność danych

Zakres widoczności jest osobnym ustawieniem. Domyślnie pracownik widzi wyłącznie własne zamówienia, co bywa wymogiem wewnętrznym — nie każdy w firmie ma prawo znać wszystkie zakupy. Rolom nadzorującym można otworzyć widok całej organizacji, wraz z dokumentami i statusami realizacji.

Rotacja pracowników

Odejście osoby z firmy sprowadza się do wyłączenia jej konta. Reszta zespołu pracuje bez zmian, historia jej zamówień zostaje w systemie, a dostęp znika natychmiast. To najbardziej praktyczna korzyść z całego mechanizmu, choć rzadko wymieniana jako pierwsza.

Zgodność i zakres działania

Moduł działa w trybie multistore — każdy sklep w ramach jednej instalacji może mieć własny zestaw ról i własne zasady akceptacji, co odpowiada sytuacji, gdy poszczególne rynki obsługują odmienne procedury zakupowe. Obsługiwane są również sklepy wielojęzyczne: nazwy ról oraz komunikaty o limitach i akceptacji uzupełnia się osobno dla każdego języka uruchomionego w sklepie.