Weryfikacja VAT UE (VIES) to moduł, który sprawdza numery VAT kontrahentów z Unii Europejskiej w systemie VIES i — po pozytywnym potwierdzeniu — automatycznie stosuje stawkę 0% właściwą dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Do czego służy

Sprzedaż do firmy z innego kraju Unii może być rozliczona bez podatku, ale tylko wtedy, gdy kontrahent ma aktywny numer VAT UE — a sprzedawca potrafi to wykazać. Ręczne sprawdzanie każdego numeru na stronie Komisji Europejskiej i zapisywanie zrzutu ekranu jest wykonalne przy kilku transakcjach miesięcznie; przy kilkudziesięciu staje się wąskim gardłem.

Moment weryfikacji

Numer sprawdzany jest w kroku danych w zamówieniu oraz przy rejestracji konta firmowego. Weryfikację można też uruchomić po stronie obsługi, z poziomu karty klienta — na przykład przy okresowym potwierdzaniu statusu stałych kontrahentów. Sprawdzenie obejmuje format numeru dla danego kraju, a następnie zapytanie do systemu VIES.

Stawka 0%

Podatek jest zdejmowany dopiero po pozytywnej odpowiedzi rejestru. Numer niezweryfikowany albo nieaktywny nie uprawnia do zwolnienia — zamówienie rozliczane jest wtedy według stawki krajowej, a klient widzi stosowny komunikat. To zabezpieczenie po stronie sklepu: ciężar prawidłowego rozliczenia spoczywa na sprzedawcy.

Dowód weryfikacji

Każde zapytanie zapisywane jest wraz z numerem, krajem, nazwą podmiotu zwróconą przez rejestr, datą, godziną i wynikiem. Zapis przypisywany jest do klienta oraz do konkretnego zamówienia, dzięki czemu przy kontroli można wykazać, że status kontrahenta został sprawdzony w dniu transakcji, a nie po fakcie.

Gdy rejestr nie odpowiada

System VIES bywa czasowo niedostępny dla poszczególnych krajów. Moduł odnotowuje wtedy brak odpowiedzi i pozwala ponowić zapytanie, zamiast blokować zamówienie albo — co gorsza — przyznawać zwolnienie bez potwierdzenia. Nieudane zapytania widoczne są w dzienniku razem z komunikatem.

Zgodność i zakres działania

Moduł działa w trybie multistore — reguły podatkowe można prowadzić osobno dla każdego sklepu — oraz w sklepach wielojęzycznych, gdzie komunikaty dla klienta uzupełnia się dla każdego uruchomionego języka.